Software die al je software vervangt

We hadden kandidaten in Excel, mail in Gmail en interviews in Calendly, en elke week verloren we uren met zoeken naar het laatste bericht. Wat ik waardeer aan Rec-Motion is dat sourcing, pipeline en interviews naast elkaar openstaan, zonder tabbladen. De onboarding deden ze samen met ons: één week later werkte het hele team erin, zonder trainingsdagen. Nu zie ik in één scherm waar elke kandidaat staat en dat is precies wat ik jaren heb willen hebben.

Mijn grootste frustratie was shortlists delen: klanten moesten een account aanmaken en de helft deed dat nooit. Rec-Motion deelt een shortlist met één link, zonder login, en de feedback komt diezelfde dag binnen. Het team hielp ons bij het inrichten en zette onze bestaande templates om, dus we hoefden niet opnieuw te beginnen. Interviews, contracten en voordrachten zitten nu in dezelfde omgeving, en dat scheelt me gemiddeld een halve dag per week.

Als eigenaar van een klein bureau deed ik alles zelf: planning, contracten, facturatie, kandidaten. Ik twijfelde of één platform al die losse tools écht kon vervangen. Tijdens de onboarding namen ze de tijd om onze manier van werken te begrijpen, in plaats van ons in een standaard sjabloon te duwen. Wat ik het mooist vind is Vault: ik deel logins veilig met mijn team zonder ze in de chat te plakken, en voor het eerst in jaren hoef ik niet zelf elke avond nog iets af te handelen.

Toen ik begon kreeg ik een stapel wachtwoorden, drie handleidingen en de boodschap ‘vraag maar als je iets niet weet’. Ik wilde dat nieuwe collega’s dat niet opnieuw zouden meemaken. Met Rec-Motion heb ik onze onboarding opnieuw opgezet: één login, een checklist in HR, en elke stap koppelt aan de app waar het hoort. Het Rec-Motion-team hielp mee met het inrichten van de templates, en nieuwe collega’s werken nu meestal al vanaf dag twee zelfstandig.

Sales en recruitment zaten in verschillende tools en spraken nooit over dezelfde klant: iemand kreeg van ons een voorstel en een week later belde een collega voor dezelfde functie. Rec-Motion zet alle reacties in één inbox, dus iedereen ziet wat de laatste stap was. De migratie deden ze in fases, zodat we niet in één keer alles moesten omzetten. Nu picken we leads sneller op, en meer dan eens heeft een collega een gesprek voortgezet dat anders was blijven liggen.

Voor elk MT-overleg zat ik uren cijfers te verzamelen uit vier verschillende tools en ik vertrouwde ze alsnog maar half. Rec-Motion laat alles zien op één dashboard: wat recruitment doet, wat sales doet, waar vacatures vastlopen. De eerste twee weken dachten we ‘dit kan niet zo makkelijk zijn’, maar het team zette het echt met ons op, met onze eigen rapportages. Ik open ‘s ochtends één scherm en weet waar ik mijn aandacht moet richten, en vorige maand zagen we een vastgelopen traject op tijd en belden we de klant voordat die ons belde.